Как обустроить офис: 5 шагов для создания эффективного офиса без лишних затрат

Создание первого настоящего офиса или переезд в более просторное помещение требует планирования — как и переезд в новый дом. Разница в том, что вам нужно, чтобы бизнес продолжал работать даже во время переезда. Следуйте этим пяти шагам, чтобы создать эргономичный офис.

5 шагов для обустройства офиса

1. Составьте список всего, что вам нужно для ведения бизнеса

Прежде чем искать офисное помещение, стоит составить список всего, что вам понадобится. Это может быть все от столов и стульев до компьютерного оборудования. Включите в список дополнительные задачи, например настройку подключения к Интернету.

Понимание потребностей вашего бизнеса поможет вам выбрать правильный размер и местоположение офиса.

Вот приблизительный список вещей, которые нужны большинству офисов:

  • Столы: выберите стол, соответствующий вашим рабочим потребностям и планировке офиса.
  • Стулья: есть три распространенных типа стульев, из которых стоит выбирать.
  • Компьютеры. Определите, сколько и каких компьютеров вам понадобится.
  • Программное обеспечение: определите, нужно ли вам новое программное обеспечение.
  • Интернет: Найдите интернет-провайдера с адекватной скоростью, надежностью и ценой.
  • Телефоны. Вам могут потребоваться настольные и мобильные телефоны, а также телефоны для конференций.
  • Телефонное обслуживание: определитесь, какая телефонная система вам больше подходит: стандартная или голосовая по интернет-протоколу (VoIP).

2. Разработайте план вашего офиса

Как только вы составите список нужных вещей, подумайте о планировке вашего офиса. Это поможет вам окончательно решить, сколько и какой мебели нужно покупать. Например, нужны ли вам частные конференц-залы для встреч с клиентами или сотрудниками? Нужен ли вашему бухгалтеру отдельный офис? В зависимости от площади помещения и вида выполняемой работы план офиса может максимально увеличить производительность компании.

Начните с выбора планировки:

  • Открытая планировка: открытая планировка максимально увеличивает полезную площадь помещения, но при этом страдает приватность сотрудников и становится очень мало места для хранения вещей.
  • Закрытая: закрытый план этажа дает вашим сотрудникам больше личного пространства. Такая планировка менее удобная для совместной работы и значительно уменьшает количество посадочных мест.
  • Смешанная рабочая станция: эта компоновка сочетает в себе элементы обоих планировок. Сотрудники имеют больше личного пространства, но при этом сохраняются зоны для коллективной работы.

Подумайте о комфорте в офисе. Для продуктивной работы сотрудников ничего не должно отвлекать. Особенно неудобно работать, когда глаза слепит солнце или лучи попадают прямо на экран компьютера. Чтобы этого избежать, установите на окна жалюзи.

Компания Nikoss — лидер рынка с более чем 20-летним опытом работы. Nikoss работает с европейскими материалами и фурнитурой, имеет сертификаты качества и большой выбор жалюзи и ролетов. А самое приятное — у компании действуют специальные предложения для бизнесов и офисов — https://nikoss.com.ua/dnepropetrovsk.html.

Так как для бизнеса время = деньги, комания позволит вам сохранить больше денег благодаря быстрому изготовлении и установке ролетов и жалюзи. Это занимает всего 3-5 дней и не оставит хлопот — сотрудники работают в сменной обуви, сверлят без пыли, убирают за собой и гарантируют сохранность околомонтажного пространства. Поэтому работу в офисе останавливать не придется.

Также подумайте, нужны ли вам:

  • Ресепшн для встречи клиентов и партнеров.
  • Конференц-зал.
  • Отдельные кабинеты для собеседований.
  • Кухня или комната отдыха.

3. Найдите интернет-провайдера

Прежде чем арендовать офис, убедитесь, что это место обслуживается поставщиком высокоскоростного Интернета. Узнайте, какой провайдер может подключить ваш офис до вашего переезда. Затем, когда вы найдете несколько провайдеров, сравните их планы, цены и контракты. Также помните, что коммерческие предложения часто отличаются от предложений частным лицам, поэтому будьте осторожны при изучении их условий.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Униформа для ваших сотрудников — почему она так нужна и как ее выбрать

Сотрудники

4. Настройте коммуникации

Важно запланировать установку или настройку программного обеспечения вовремя, чтобы во время переезда не было сбоев и клиенты могли с вами связаться.

Вот несколько вариантов офисных коммуникации, которые стоит рассмотреть:

  1. Системы телефонной связи: многие малые предприятия переходят на телефонные услуги по протоколу передачи голоса через Интернет (VoIP) вместо традиционных телефонных систем.
  2. Программное обеспечение для внутренней коммуникации: общение с сотрудниками очень важно. Особенно, если некоторые из них работают удаленно. Рассмотрите площадки для видео-конференций и встреч.
  3. Мобильные телефоны: некоторые фирмы предоставляют сотрудникам рабочие мобильные телефоны для коммуникаций с клиентами или руководством.
  4. Виртуальная телефонная служба. Рассмотрите актуальность подключения виртуального телефонного номера.
  5. Другие инструменты коммуникации: в зависимости от вашей бизнес-модели или количества сотрудников вам могут быть нужны дополнительные сервисы и программное обеспечение.

5. Купите мебель и оборудование

Выберите офисную мебель и компьютеры, соответствующие вашим потребностям и бюджету. Возможно, часть мебели и техники у вас уже есть. Неплохо, если вам удастся найти б/у оборудование в хорошем состоянии.

Офисные столы

Выбор офисных столов зависит от планировки офиса. Для открытой планировки подходят простые прямоугольные столы, которые легко сгруппировать. Хорошо, если они негромоздкие, но имеют выдвижные ящики.

Если позволяет бюджет, рассмотрите более дорогие варианты из стекла, металла или дерева. Они обычно включают в себя некоторые варианты хранения. В частности, Г-образные столы отлично подходят для создания модульной планировки.

Офисные стулья

Хотя на рынке есть много недорогих офисных стульев, мы рекомендуем на них не экономить. Покупайте настолько хорошие стулья, насколько позволяет ваш бюджет. Хорошие стулья создают комфортную и здоровую среду. Сотрудники проводить большую часть дня сидя, поэтому вклад в их комфорт показывает, что вы их цените. Кроме того, производительность человека, который целый день сидит на неудобном стуле, сильно падает.

Офисные компьютеры

Если вы собираетесь закупить одинаковые компьютеры для всего персонала, а не позволять каждому выбирать себе модель, нужно выбрать тип офисного компьютера.

Настольные компьютеры, как правило, дороже. У них больший объем памяти и более высокая производительность. Ноутбуки удобны своей портативностью. Если сотрудники работают из дома или берут компьютеры на совещания, лучше выбрать ноутбуки.

Лучше всего, если вы заранее решите, на какой  операционной системе работать:

  • Apple OS X: использование продуктов Apple идеально подходит для таких предприятий, которые занимаются маркетингом или дизайном. Этот вид деятельности использует тяжелую графику, видео, игры и редактирование аудио.
  • ОС Windows: Windows лучше всего подходит для пакета Microsoft Office, который является широко используемой и гибкой платформой.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ: Как вести бухгалтерский учет: самостоятельно vs аутсорсинг

Офисные услуги  и дополнительная техника

В зависимости от размера штата сотрудников и планировки вашего офиса вам может потребоваться внести в бюджет еженедельные услуги по уборке. Вы также можете захотеть, чтобы офис окрасили в цвета вашего бренда. Также можно установить куллеры, кофемашины, купить в офис растения, кондиционеры и увлажнители воздуха.

По материалам:

https://fitsmallbusiness.com/how-to-set-up-an-office

https://bizfluent.com/list-6367698-general-supplies-needed-new-business.html

Также по этой теме

Обсуждение закрыто.


Яндекс.Метрика