Электронный документооборот для бизнеса – что это, преимущества и почему вам это нужно

Бумажная волокита останавливает от открытия бизнеса многих предпринимателей. Новичкам сложно разобраться в документации и организовать документооборот, на крупных предприятиях кабинеты утопают в бумагах. Поиск потерянных документов, потеря времени на пересылку и подписание бумаг, привязанность к рабочему месту не делают бизнес эффективным и прибыльным.

Что такое электронный документооборот


Электронный документооборот (ЭДО) – это перевод бумажной документации в электронный формат и автоматизирование всех процессов, связанных с работой с документами.

Электронный документооборот значительно упрощает жизнь компании и повышает ее эффективность. Электронные документы подписывают электронной подписью (ЭЦП), что уравнивает их с обычными документами с мокрой печаткой. Только вот бегать по кабинетах, чтобы найти и поставить нужную печать, больше не нужно. Сразу после создания и подписания документа его отправляют контрагенту.

Преимущества электронного документооборота

Экономия времени


Оцифровка документов позволяет экономить время на поиск физических бумаг. Чем больше предприятие, тем больше шанс, что нужные документы потеряются. Когда все систематизировано и внесено в единую базу – работники быстро находят и обрабатывают бумаги.

Также ЭДО ускоряет обмен документами с подрядчиками и клиентами. Большая скорость, большая эффективность, а значит – больше прибыли для бизнеса. Узнать больше о выгодах электронного документооборота можно на сайте EDIN.UA.

Безопасность и открытость


Электронная документация прозрачная и честная. Нужный файл можно найти не просто быстро, а еще и посмотреть, кем и когда он был создан и отредактирован, какие изменения были внесены. А резервное копирование исключает пропажу или намеренное удаление документов.

Экономия пространства


Переход к ЭДО превращает офис в более уютное и чистое место. Без сотен бумаг, файлов и папок, разбросанных по кабинетам, пространство выглядит намного более светлым и просторным. К тому же, за чистым и опрятным столом приятнее работать.

Электронная база данных заменяет огромные стеллажи с папками и архивами, которые занимают много места. Теперь вместо шкафа можно поставить диван или еще один рабочий стол, а ненужные документы удалить нажатием мыши, а не длительной сортировкой и выносом мусора.

Гибкость и большая свобода в работе


Без привязки к физическому местонахождению документов, работники имеют к ним доступ 24/7 и могут работать удаленно. В офисе это убирает необходимость бегать между кабинетами, чтобы передать нужные бумаги или отправлять документы по факсу. Собственник бизнеса может в любой момент проверить или подписать документы, отправленные подчиненными.

Экономия денег


ЭДО сокращает расходы на бумагу, краску для принтера, мокрые печати, марки, конверты, файлы и папки. Также после оцифровки документооборота не нужно платить почтовым или курьерским службам за пересылку и доставку бумаг.

Как видим, внедрение ЭДО в бизнес – прибыльное и эргономичное решение. Оцифровка документов становится более популярной, для нее создана нужная правовая база, появляется все больше сервисов и компаний, которые формируют рынок услуг по ведению электронного документооборота. Предпринимателю остается только выбрать, с кем работать, и увеличивать прибыль.

Также по этой теме

Comments are closed.